Elecom rationalise l'enregistrement et la sortie des hôpitaux grâce à des kiosques numériques

Introduction

Elecom, un intégrateur de systèmes basé à Paris et possédant à la fois hardware et une expertise créative, avait remarqué un schéma de demandes récurrentes. De nombreux hôpitaux de toute la France s'efforçaient de trier la charge croissante de rendez-vous des patients, exacerbée par l'augmentation de la charge de travail du personnel médical due à l'épidémie de coronavirus. Existe-t-il un moyen de rationaliser le processus d'enregistrement et de sortie afin de réduire les erreurs, de raccourcir les temps d'attente et de minimiser le nombre de patients présents dans la même salle d'attente ?

Elecom a pris son expertise en matière d'interactivité, l'a combinée à ses 8 années d'expérience avec Intuiface, et s'est attaqué au problème.

Comprendre le défi

Nous sommes tous allés dans un cabinet médical et l'expérience a tendance à être assez cohérente :

1. faire la queue avec les autres patients qui arrivent, en attendant que l'un des quelques préposés à l'enregistrement se libère
2. observez les personnes qui vous précèdent prendre un temps étrangement long pour s'enregistrer
3. s'approcher enfin d'un guichet ou d'un bureau et communiquer tout ce qui vous concerne, votre médecin et la raison de votre visite
4. attendre la saisie des données, corriger les erreurs, puis (en fonction de votre pays et de la cause) payer les frais
5. s'asseoir avec des inconnus et compter les minutes car vous n'avez aucune idée de la durée de l'attente

Une bonne expérience ? Non, et le processus de départ pourrait être tout aussi difficile.

Il y a ensuite le personnel médical. Il ne bénéficie pas plus de ce processus que les patients. Pensez-y : Le personnel de bureau, débordé, est chargé de gérer une file de patients de plus en plus frustrés. Des tâches supplémentaires s'accumulent pour tenter d'enregistrer correctement les visiteurs et de les conseiller. Et si l'une des informations concernant le patient est incorrecte, le flux d'enregistrement est bloqué jusqu'à ce qu'une solution soit trouvée.

Tant les patients que le personnel médical sont fragilisés par un processus démodé, entièrement dépendant de l'homme, qui peut être ralenti ou bloqué à de multiples étapes. Il doit y avoir une meilleure solution !

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Solution

En se basant sur une variété de projets dans d'autres domaines, Elecom savait que l'interactivité numérique pouvait être un "coupe-file" pour les salles d'attente, qui rationalise le processus d'enregistrement et de sortie. Après avoir étudié les besoins uniques d'un hôpital, Elecom a identifié les capacités suivantes comme étant essentielles :

1. check-in prenant en charge plusieurs méthodes d'auto-identification
2. l'intégration des données avec les systèmes de gestion des hôpitaux
3. système de file d'attente combinant l'attribution de numéros et l'affichage du numéro suivant à servir
4. la programmation des rendez-vous de suivi

Elecom a développé cette solution avec Intuiface et l'a baptisée Hospicom. Il s'agit d'une solution clé en main qui peut être personnalisée, intégrée à des systèmes de back-office uniques et déployée dans n'importe quel hôpital en un mois seulement. Tout peut être personnalisé. L'utilisation d'Intuiface garantit une séparation claire des préoccupations, ce qui permet à l'interface utilisateur, à la logique commerciale, aux intégrations de systèmes, etc. d'évoluer indépendamment.

Les cabinets médicaux peuvent opter pour un déploiement en libre-service ou assisté, en fonction des caractéristiques démographiques des patients et de leur degré d'aisance avec l'interactivité. Dans tous les cas, les visiteurs peuvent choisir entre plusieurs méthodes d'enregistrement, y compris la lecture du code QR pour les rendez-vous programmés en ligne et la saisie de données pour des ressources telles que les cartes de sécurité sociale. Les périphériques d'aide à l'enregistrement comprennent des lecteurs de codes-barres, des lecteurs de cartes et des imprimantes.

Les intégrations réalisées dans le délai d'un mois mentionné ci-dessus comprennent des systèmes de gestion hospitalière, des systèmes de gestion des files d'attente et des plateformes de rendez-vous médicaux en ligne. Les kiosques peuvent être personnalisés et installés pratiquement n'importe où dans la salle d'attente. Le résultat est l'élimination de pratiquement tous les obstacles à l'adoption.

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Résultats

Elecom a déjà déployé Hospicom dans plusieurs hôpitaux, notamment

• Institut Mutualiste Montsouris: 6 kiosques avec un seul accompagnateur, personnalisés pour servir la communauté des personnes âgées.
• Hôpital Foch: 15 kiosques avec deux agents, largement axés sur l'enregistrement.

Le retour d'expérience de ces déploiements a mis en évidence une série d'avantages pour l'hôpital :

1. Réduction des effectifs à l'enregistrement - et donc augmentation des effectifs pour d'autres tâches essentielles à l'activité. Par exemple, l'Institut Mutualiste Montsouris a pu réorienter trois employés de l'enregistrement vers les finances.
2. Réduction du temps d'attente des patients de 30 à 5 minutes
3. Diminution du nombre de patients co-présents dans la salle d'attente
4. Satisfaction accrue des patients

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Le résultat net est un retour sur investissement positif en un seul trimestre. À cela s'ajoute une réduction quasi immédiate des contraintes liées à l'enregistrement et au départ des visites au bureau. Les analyses sous-jacentes d'Intuiface peuvent être utilisées pour identifier d'autres goulets d'étranglement, garantissant ainsi la capacité d'Elecom à affiner les déploiements après la mise en service.

Hospicom est une offre compétitive unique pour un environnement à forte friction. Les hôpitaux bénéficient d'un accès à une solution peu coûteuse et adaptée à leurs besoins. En utilisant la plateforme Intuiface, Elecom bénéficie de la possibilité d'offrir une solution à prix compétitif, de grande valeur et hautement personnalisée avec beaucoup plus d'agilité, de qualité et dans des délais beaucoup plus courts que ce qui aurait été possible avec le développement de logiciels personnalisés. En outre, Intuiface étant désormais certifié ISO27001, Elecom peut compter sur la conformité de la plateforme avec les exigences en matière de protection des données.